Qué significa realmente fundamentar
Cuando un cliente hace una pregunta, el bot busca en tus documentos, encuentra los fragmentos que coinciden y responde a partir de ellos. No recuerda tu política de devoluciones: la lee en el momento de la pregunta.
Esa diferencia importa por dos motivos. Tu política puede cambiar el martes y las respuestas serán correctas a partir del martes. Y cuando una respuesta es incorrecta, la causa casi siempre es que el bot encontró el fragmento equivocado o no encontró el correcto, y no un defecto de la propia IA.
Buscar solo por significado no basta
La mayoría de bots buscan por significado, lo que maneja bien las paráfrasis. Alguien que pregunta «¿puedo devolver esto?» encuentra un fragmento sobre devoluciones sin compartir una sola palabra con él.
Lo maneja mal con los códigos exactos. Un número de pieza como RX-4410-B, un número de pedido o un código de error concreto son justo las preguntas en las que buscar por significado es menos útil, porque el código que importa no tiene un significado que comparar.
La solución es la búsqueda híbrida: buscar de las dos formas a la vez, por significado y por las palabras exactas. ProxyAI lo hace por defecto, así que una pregunta con un código de producto funciona tan bien como una redactada en frase.
Si estás comparando plataformas, pregunta esto directamente. «Usamos búsqueda con IA» no dice nada sobre si un cliente que cita un número de pieza recibirá una respuesta.
Cómo están escritos tus documentos importa más que cualquier ajuste
Cuando importas un documento, el importador de ProxyAI lo divide por sí solo en fragmentos cortos, así que no tienes nada que configurar. Lo que sí controlas es lo claro que está maquetado cada documento. Un documento con encabezados, listas y tablas claros se divide en lugares sensatos. Un muro de texto plano no, y un fragmento puede quedarse sin el contexto que lo hacía significativo, como un precio sin indicación de a qué producto pertenece.
El formateador con IA de ProxyAI hace la limpieza por ti. Tras subir un documento, pulsa Limpiar y convertir markdown (con IA) en la pantalla de revisión. Restaura encabezados, listas y tablas, y elimina números de página y encabezados repetidos, sin reescribir ni eliminar nada. Usa un poco de tu crédito.
Reescribir tus diez documentos de soporte más importantes con encabezados reales, o pasarlos por el formateador con IA, suele aportar más precisión que cualquier ajuste fino.
La disciplina más importante: qué no subes
El instinto es subirlo todo. Es el instinto equivocado.
El bot encuentra lo que mejor coincide con la pregunta, no lo más actual. Deja la política de envíos del año pasado junto a la de este año, con otro nombre de archivo, y en algún momento un cliente recibirá la información equivocada con total seguridad, con el fragmento obsoleto como justificación. El bot no ha alucinado: ha leído un documento que le diste.
Tres reglas que previenen gran parte de esto:
Una versión vigente de cada cosa. Elimina los documentos sustituidos en lugar de conservarlos «como referencia». El bot no tiene el concepto de referencia.
Mantén el mismo nombre de archivo al actualizar. En ProxyAI, subir un documento con el mismo nombre de archivo sustituye la versión anterior, así que la política se actualiza en lugar de acumularse como dos copias contradictorias. Un nombre nuevo, como envios-2026.pdf junto a envios-2025.pdf, conserva ambos.
Revisa antes de publicar. Extraer texto de los PDF nunca es perfecto. Una tabla que se ha convertido en un muro de números es peor que no tener tabla, y eso solo se ve mirándolo.
Los PDF escaneados requieren una decisión, no un valor por defecto
Un PDF escaneado o fotografiado no tiene texto legible, así que el bot no ve nada. El reconocimiento de texto (OCR) lo soluciona, pero añade coste y nunca es perfecto.
Decide documento por documento: actívalo para los documentos que son realmente escaneos y déjalo desactivado para el resto. ProxyAI lo hace en tu propio ordenador, así que los documentos escaneados no se envían a un servicio de terceros. Conviene saberlo si los escaneos son contratos.
Cada bot debe ver solo sus propios documentos
Si gestionas más de un bot, cada uno necesita su propio conjunto de documentos, separado.
Mantenerlos separados te protege de dos maneras. La primera es la privacidad: el bot de un cliente nunca puede ver los documentos de otro. La segunda es obtener la respuesta correcta: si dos marcas con plazos de devolución distintos compartieran un único conjunto de documentos, el bot podría responder con la política de la empresa equivocada. Con conjuntos separados, cada bot solo conoce los suyos.
Cómo saber si funciona
Prueba en ambas direcciones, y la segunda es la que la gente suele saltarse.
Pregunta por lo que está cubierto. Preguntas que tus documentos responden directamente. Comprueba que la respuesta coincide con la fuente y no con una paráfrasis plausible de ella.
Pregunta por lo que no está cubierto. Preguntas cercanas a tus documentos pero que no están en ellos. El comportamiento correcto es admitir que no lo sabe. Un bot que improvisa con seguridad aquí hará lo mismo con un cliente, y no lo descubrirás hasta que el cliente actúe según esa respuesta.
Después revisa las preguntas que el bot no pudo responder. Son tus lagunas de contenido, expresadas como preguntas que hicieron personas reales: una lista mejor de lo que escribir a continuación que cualquier cosa que produjeras en una reunión de planificación.